|
| Quadro Archiviazione Elettronica
Documenti |
| Tutti
i documenti a portata di click |
Tale applicativo si
pone come obbiettivo la possibilità di archiviare elettronicamente
qualsiasi tipo di documento cartaceo e digitale, in modo da
ridurre al minimo l'archivio cartaceo, che in molte realtà
risulta assumere dimensioni enormi e rendere accessibili le
informazioni attraverso tecniche di interrogazione elettronica
in modo da rendere semplice e veloce la fase di ricerca.
I punti di
forza
- Archiviazione dei
documenti emessi, vedi offerte, fatture, DDT spedizione, etc.
in contemporanea alla stampa o all'invio via e-mail, grazie
all’uso di driver di stampa che convertono i nostri documenti
in formato PDF.
- Archiviazione
dei documenti ricevuti in formato digitale.
- Facilità
di ricerca dei documenti archiviati mediante una visualizzazione
ad albero e da una funzione specifica che visualizza solo i
documenti che rispettano le specifiche ad essa indicate dall’utente.
- Archiviazione delle copie cartacee anche in due momenti
diversi e da utenti diversi, in quanto prima si può
eseguire l’acquisizione e poi in un secondo momento
importarli in Quadro-Documenti.
- Possibilità
di associare più informazioni al documento archiviato,
per esempio il Cliente/Fornitore associato, la data del protocollo,
l’oggetto e altro ancora, in modo da poter interrogare
il DBase in molti modi.
- Il
programma è sviluppato in due versioni la prima per lavorare
in rete locale, la seconda è realizzata con tecnologia
client/server mediante DBMS MySQL, per lavorare su reti geograficamente
distribuite.
|
|
|
| Alcune
Caratteristiche di Quadro Archiviazione Eletttronica Documenti |
Il vantaggio principale dell'archiviazione
elettronica è data dalla possibilità di ricercare
velocemente un documento e dopo averlo trovato poterlo aprire,
modificare, leggere, stampare o effettuarci qualsiasi altra
operazione permessa. Per tale ragione il modulo Quadro-Documenti
prevede che assieme al documento vengano salvate un set di informazioni
che lo caratterizzano (protocollo, cliente/fornitore diriferimento,
nome file....) in modo tale che la sua individuazione risulti
immediata.
Per facilitare ancor di più la ricerca, i dati non vengono
solo visualizzati nel classico formato tabellare, ma con una
struttura ad albero simile all'esplora risorse di Microsoft.
E' possibile personalizzare l'aspetto della finestra di ricerca,
quindi decidere quali colonne far vedere l'ordine il numero
di documenti per pagina.
Per ogni operatore l'amministratore potrà decidere quali
gruppo di documenti potrà vedere, per esempio se sono
presenti bilanci o dati sensibili si può decidere che
quei documenti saranno visibili solo al gruppo “direzione”
e non ai restanti utenti.
Gli operatori e i tipi di documento sono stati resi tabellabili
, così facendo la struttura dell'albero è determinata
dall' utente. Il documento si aprirà semplicemente con
un doppio click.
E' possibile definire l'accesso di ogni utente, assegnandoli
una login e password, in modo da garantire il rispetto della
normativa sulla privacy, ed inoltre ad ogni utente l'amministratore
del sistema è in grado di definire quali sezioni del
programma è abilitato ad utilizzare e quali no.
Definito l'utente ad ogni accesso sarà necessario digitare
la login e password.
E' data la possibilità di inserire Clienti e Fornitori,
inmodo tale da potersi creare delle rubriche condivise oltre
a poter assegnare ai documenti archiviati il relativo fornitore
o cliente.
Per facilitare la ricerca dei documenti, è stata introdotta
una finestra nella quale è possibile ricercare un documento
attraverso l'inserimento di una o più informazioni. A
seconda dei dati introdotti nell'albero compariranno esclusivamente
i documenti con le proprietà indicate.
|
|
|
|
